Régua de Cobrança

O que é Régua de Cobrança e como ela otimiza o recebimento no Contas a Receber?

Mesmo para quem nunca trabalhou na área, o desconforto de precisar realizar o processo de cobrança é claro! Esse sentimento, que grande parte vem da visão antiquada das grandes centrais de cobrança espalhadas pelo Brasil, alimentadas por empresas terceirizadas se tornou um padrão que rapidamente associamos quando falamos sobre esse assunto.

Mas a realidade é que a cobrança é uma grande auxiliadora do Contas a receber, que por sua vez, está diretamente ligada ao faturamento da empresa, a movimentação de caixa e ao processo de crescimento da organização como um todo.

 

O que é Régua de Cobrança?

 

A régua de cobrança é uma funcionalidade que foi criada para que o departamento financeiro tenha um controle muito maior sobre o processo e fluxo de cobrança das empresas. 

É através dessa régua que pode ser medido o espaçamento de tempo de contato da empresa com seu cliente, justamente para comunicar sobre algum título ou fatura, em aberto ou vencido.

A régua de cobrança então se posiciona como um grande benefício para que o departamento financeiro e o de contas a receber tenham uma visão 360° sobre valores que estão para entrar em caixa.

 

Como fazer uma régua de cobrança?

 

Hoje em dia existem muitos parceiros e software que auxiliam as empresas a realizar essa régua, aqui no Portal de Boletos, esse é um benefício exclusivo para clientes que utilizam nossa solução, além de automatizar sua cobrança, você não tem um custo a mais com outro fornecedor prestando esse serviço.

Para fazer uma régua de cobrança para boleto, é importante entender em quanto tempo foi negociado o pagamento com o cliente, geralmente, os boletos vencem entre o dia 5 até o dia 15, onde tem um giro maior no caixa das empresas.

A melhor forma de se precaver é antecipando o envio desse boleto, assim você tem um gap maior até a data limite do boleto para configurar o número necessário de comunicações para o seu cliente.

 

Quando realizar a cobrança de um cliente?

 

Agora que você já entendeu o que é uma régua de cobranças e como você deve fazê-la, vamos conversar sobre quando você deve fazer a cobrança de um cliente. Para te explicar esse ponto, vamos dividi-lo em três partes: antes, durante e depois do vencimento.

 

Antes
 

A comunicação com o cliente que tem um título em aberto e esse título ainda tem uma folga até a data do vencimento, não deve ser em um tom de cobrança ríspida, até mesmo porque ele ainda está dentro do prazo negociado com a sua empresa.

Esse cliente deve receber comunicações em forma de lembrete, para auxiliá-lo também no controle do departamento financeiro e contas a pagar da empresa dele.

Um erro muito comum nas empresas é, neste primeiro momento, não realizar nenhum tipo de comunicação com esse cliente, mas esse não é o melhor processo e o recomendado. A comunicação com o cliente nesse momento é fundamental para que ele não esqueça de fazer seu pagamento e se organize para isso, quem sabe até já deixando agendado esse pagamento. Benefício para você e benefício para ele!

 

Durante
 

No dia do vencimento, é sempre importante também realizar essa comunicação, preferencialmente na parte da manhã, para que o cliente esteja ciente que ele tem até aquela data em específico para realizar o pagamento do boleto em aberto sem acréscimo de multas e juros.

Essa comunicação também não precisa ser em um tom ríspido, sempre em um tom amigável, até mesmo porque ele já pode ter agendado seu pagamento e ele cairá em algumas horas para você.

Essa comunicação no dia do vencimento é o último lembrete ao cliente, mostrando que você também se preocupa com a organização dele, pois aqueles clientes de boa fé que vão realizar seu pagamento de qualquer jeito, ficarão gratos por serem lembrados e não precisarem pagar um valor a mais apenas pelo esquecimento.

 

Depois
 

Na data posterior ao vencimento do boleto ainda em aberto, e também após as comunicações amigáveis que sua empresa mandou ao cliente, e que mesmo assim não resultou no pagamento, chegou a hora de firmar um pouco mais o tom com esse cliente.

É importante nessa etapa mostrar ao cliente que, mesmo após a data de vencimento, ele pode receber uma via atualizada sobre o título, com data limite para o mesmo dia ou alguns dias adiante, conforme o que foi combinado no início da negociação e contrato.

Também é sempre importante falar que, se essa comunicação não gera uma ação por parte do cliente, é necessário mostrar que, infelizmente, ações mais rígidas podem ser tomadas no futuro, envolvendo meios legais para recebimento.

 

Quais são os benefícios da régua de cobrança?

 

São muitos os benefícios da régua de cobrança, principalmente quando ela é realizada precisamente e continuadamente dentro da empresa, ela pode ser uma das principais ativadoras e incentivadoras dos seus clientes a realizarem o pagamento dos seus títulos em aberto.

Porém, existe uma forma onde ela é potencializada e igualmente, o benefício gerado para a empresa: A Comunicação Personalizada!

Já existe uma grande movimentação do mercado sobre a personalização de serviços oferecidos e principalmente, do atendimento prestado aos clientes, cada vez mais os consumidores estão mais exigentes com o pós venda e não é à toa, os clientes crescentemente aceitam responder pesquisas e compartilhar seus dados em troca de um atendimento ou produto que realmente o conheça e supra suas necessidades. O nível de satisfação está cada vez mais difícil de ser alcançado e muitas empresas que começaram a prestar atenção nisso só agora, já estão sendo deixadas de lado.

Por isso, a atenção em como a comunicação da sua empresa para o seu cliente está sendo realizada. Quanto mais próxima, seguindo a persona na sua empresa, mais amistosa e mais coerente ela for, melhor o seu relacionamento com o seus clientes é fundado e mais em evidência você está, com mais consideração você é lembrando e recomendado. 

A ideia de utilizar empresas terceirizadas, sem uma comunicação efetiva, ou seja, aquela que o seu cliente quer escutar, não aquela que ele é obrigado a escutar, desmotiva esse processo de construção de relacionamento, posicionando sua empresa como mais uma no mapa dele.

 

Métricas para acompanhar e saber se sua régua de cobrança está funcionando!

 

O principal objetivo da criação e utilização da régua de cobrança é diminuir o índice de valores não pagos pelos seus clientes, ou seja diminuir o nível de inadimplência. Essa é a principal métrica a ser analisada.

As métricas secundárias a serem analisadas são índices de recebimento das suas comunicações, então podemos considerar: abertura de e-mails, visualização de mensagens, cartas, telefonemas e todo tipo de comunicação que foi disparada ao cliente.

Outra métrica importante que não pode ficar fora do seu radar é o quanto de engajamento ou resposta você está tendo dos clientes devedores, essa também é uma visão importante para entender se as mensagens estão sendo claras e objetivas, e se o cliente está realmente disposto a quitar sua dívida.

 

 

Esperamos que nosso texto tenha te ajudado a entender a importância de ter uma Régua de Cobranças no seu departamento financeiro e principalmente, o quão relevante e benéfica ela se torna, evitando o aumento da sua inadimplência e diminuindo consideravelmente o trabalho operacional da sua equipe. 

Conte sempre com o Portal de Boletos para ser o seu fluxo principal de cobranças! 

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